Carlos Cezar
OAB/DF 9.116
Compliance deixou de ser um assunto restrito às grandes empresas. Hoje, organizações de diferentes portes precisam compreender suas obrigações, identificar riscos e criar procedimentos capazes de prevenir irregularidades antes que elas se transformem em prejuízos.
O problema é que muitas empresas acreditam estar em conformidade simplesmente porque possuem um código de conduta, alguns documentos internos ou contratos padronizados. Compliance não é apenas ter documentos arquivados. É fazer com que regras, controles e procedimentos funcionem na prática.
Uma falha aparentemente pequena pode gerar consequências relevantes. Dependendo da situação, a empresa pode enfrentar multas, perdas financeiras, conflitos contratuais, problemas trabalhistas, danos à reputação, responsabilização administrativa ou civil e até dificuldades para manter determinadas relações comerciais.
A própria Controladoria-Geral da União destaca que programas de integridade devem possuir caráter preventivo e estar relacionados à gestão de riscos, à ética e à adoção de mecanismos efetivos de prevenção e detecção de irregularidades. A CGU também mantém orientações específicas para empresas privadas e pequenos negócios. Consulte as orientações da Controladoria-Geral da União sobre integridade privada.
Neste artigo, você vai conhecer 5 erros de compliance que podem custar caro para uma empresa, entender por que eles acontecem e descobrir quais medidas podem ajudar a estruturar uma atuação jurídica mais preventiva.
Compliance empresarial pode ser entendido como o conjunto de mecanismos, políticas, procedimentos e controles utilizados para promover a conformidade da empresa com as leis, regulamentos, contratos, normas internas e padrões éticos aplicáveis à sua atividade.
Na prática, significa criar uma estrutura para que a empresa saiba quais regras precisa cumprir, quais riscos possui, quem é responsável por cada controle e o que deve ser feito quando uma irregularidade é identificada.
Por isso, compliance não deve ser confundido com excesso de burocracia. Um programa adequado deve ser proporcional ao tamanho, à atividade, à estrutura e aos riscos da organização.
A CGU afirma que mecanismos de integridade devem considerar a realidade de cada empresa e destaca a importância da gestão de riscos, da governança e da diligência nos relacionamentos com parceiros e prestadores de serviços. Veja as orientações oficiais sobre integridade no setor privado.
Um erro de compliance não significa necessariamente que a empresa será imediatamente multada. O problema está na exposição ao risco que uma falha de controle pode criar.
Uma política que existe somente no papel, por exemplo, pode não ser suficiente para demonstrar que a empresa realmente possui mecanismos de prevenção e controle.
Além disso, determinadas legislações atribuem consequências específicas à existência ou à efetividade de mecanismos de integridade.
A Lei nº 12.846 de 2013, conhecida como Lei Anticorrupção, prevê a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas por determinados atos contra a administração pública nacional ou estrangeira. A própria lei determina que a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades, bem como a aplicação efetiva de códigos de ética e conduta, seja considerada na aplicação das sanções. Consulte a Lei nº 12.846 de 2013 no Portal do Planalto.
Isso demonstra uma questão importante: não basta dizer que a empresa possui compliance. É necessário avaliar se os controles são adequados e efetivamente aplicados.
Esse é um dos erros mais comuns em programas de compliance.
A empresa cria um código de ética, uma política anticorrupção, uma política de conflitos de interesses ou um manual de conduta, mas não estabelece procedimentos para que essas regras façam parte da rotina.
O documento passa a existir apenas como um arquivo armazenado no computador, sem treinamento, comunicação, fiscalização ou atualização.
Uma política interna precisa ser compatível com a realidade da empresa. Se o documento determina uma conduta que ninguém conhece ou segue, existe uma diferença entre a regra formal e a prática empresarial.
Essa diferença pode comprometer a efetividade do programa de integridade e dificultar a identificação de problemas antes que eles produzam consequências.
A CGU, em seu guia atualizado para empresas privadas, destaca que programas de integridade devem ser estruturados de acordo com as características e riscos de cada organização. O material de 2024 complementa as orientações anteriores e considera mudanças legislativas e práticas de mercado ocorridas nos últimos anos. Acesse os materiais oficiais de orientação da CGU.
Uma política de compliance deve responder a uma pergunta simples: o que a empresa realmente faz quando essa situação acontece?
Outro erro grave é implementar compliance sem primeiro compreender quais são os principais riscos da empresa.
Não existe um programa de integridade universal que possa ser simplesmente copiado de outra organização. Uma indústria, uma empresa de tecnologia, uma instituição de ensino e uma empresa prestadora de serviços possuem riscos diferentes.
Por isso, antes de criar controles, é necessário entender o funcionamento do negócio.
A CGU considera a gestão de riscos um elemento relevante para a integridade privada e recomenda que as empresas desenvolvam mecanismos compatíveis com seus próprios riscos e características. Consulte as orientações da CGU sobre gestão de riscos e integridade.
A empresa pode gastar tempo e recursos controlando situações de pouca relevância enquanto deixa desprotegidas áreas mais sensíveis.
Imagine, por exemplo, uma empresa que possui muitos fornecedores e depende de terceiros para executar atividades importantes. Criar dezenas de regras para questões internas, mas não realizar qualquer procedimento de diligência ou avaliação dos principais parceiros, pode deixar uma exposição importante sem tratamento.
O compliance deve começar pelo risco real do negócio.
Não adianta estabelecer regras se as pessoas responsáveis por aplicá-las não sabem quais são suas obrigações.
O treinamento é um dos instrumentos utilizados para transformar políticas internas em comportamentos concretos.
Isso não significa que toda empresa precise realizar treinamentos longos ou complexos. O conteúdo deve ser proporcional às funções exercidas e aos riscos envolvidos.
A resposta depende da estrutura da organização.
Administradores, gestores, empregados e determinados terceiros podem precisar receber orientações diferentes conforme o nível de responsabilidade e o tipo de atividade que desempenham.
Uma equipe comercial, por exemplo, pode precisar de orientações específicas sobre relacionamento com clientes, publicidade, descontos, brindes e informações comerciais. Já uma equipe que mantém contato frequente com agentes públicos pode demandar orientações relacionadas às regras de integridade aplicáveis a essa interação.
É recomendável manter registros adequados das ações realizadas, especialmente quando elas fazem parte da estrutura de compliance.
Esses registros ajudam a demonstrar que a empresa não apenas criou regras, mas também adotou medidas para comunicá-las e promover sua aplicação.
Uma empresa não se relaciona apenas com seus empregados e administradores. Fornecedores, representantes, distribuidores, prestadores de serviços, parceiros comerciais e outros terceiros podem participar diretamente da operação.
Por isso, limitar o compliance ao ambiente interno pode deixar uma parte importante dos riscos sem tratamento.
A diligência de terceiros consiste, de maneira geral, na adoção de procedimentos destinados a conhecer e avaliar parceiros antes e durante determinadas relações comerciais.
A profundidade dessa análise deve ser proporcional ao risco.
Não necessariamente será necessário realizar o mesmo nível de investigação para todos os fornecedores. Um fornecedor de material de escritório pode representar um risco muito diferente de um intermediário que atua em uma relação sensível com o poder público.
A própria CGU destaca a importância da diligência prévia nos relacionamentos com parceiros e prestadores de serviços como parte das boas práticas de integridade privada. Veja as orientações da CGU sobre integridade e diligência de terceiros.
O contrato pode estabelecer obrigações relacionadas à observância de leis, políticas internas, regras de integridade, confidencialidade, proteção de dados e comunicação de irregularidades, quando aplicáveis ao relacionamento.
Isso não significa que uma cláusula contratual, sozinha, seja suficiente para prevenir todos os riscos. Ela deve fazer parte de uma estrutura mais ampla de controle e acompanhamento.
Um programa de compliance precisa considerar o que acontece quando uma irregularidade é identificada.
Não basta estabelecer que determinada conduta é proibida. A empresa precisa avaliar como empregados e outras pessoas poderão comunicar possíveis irregularidades e como essas informações serão tratadas.
Um canal adequado pode facilitar a identificação de problemas que não seriam percebidos pelos mecanismos tradicionais de controle.
Entretanto, criar um canal sem estabelecer regras de funcionamento também pode gerar problemas.
A Lei Anticorrupção expressamente considera, na aplicação das sanções, a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades, além da aplicação efetiva de códigos de ética e conduta. Consulte o texto atualizado da Lei Anticorrupção.
Embora o tema deste artigo seja os cinco principais erros, existe uma falha transversal que merece atenção: tratar o programa de compliance como algo definitivo.
Leis mudam, decisões judiciais evoluem, tecnologias são incorporadas e a própria empresa pode modificar sua atividade. Um programa que fazia sentido há alguns anos pode não ser suficiente para os riscos atuais.
A CGU publicou em 2024 uma nova edição de suas diretrizes para empresas privadas justamente considerando mudanças legislativas, econômicas, tecnológicas e nas práticas de integridade ocorridas desde a publicação do guia anterior. Consulte os materiais atualizados da CGU.
Por isso, compliance deve ser tratado como um processo contínuo de avaliação, implementação, monitoramento e aprimoramento.
Outro equívoco comum é acreditar que compliance empresarial se limita à prevenção de corrupção.
A integridade corporativa pode envolver diversos temas relacionados à atividade da empresa, sempre de acordo com seus riscos e obrigações.
A LGPD, por exemplo, estabelece regras para o tratamento de dados pessoais por pessoas naturais e jurídicas de direito público ou privado. Dessa forma, a proteção de dados também pode integrar a estrutura de conformidade de uma empresa que realiza operações sujeitas à legislação. Consulte a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais no Portal do Planalto.
Empresas de diferentes segmentos tratam dados pessoais diariamente. Informações de clientes, empregados, fornecedores e parceiros podem circular por sistemas, contratos, planilhas, aplicativos e outros ambientes.
Por isso, a gestão de compliance deve considerar como os dados são tratados e quais controles existem para reduzir riscos.
A LGPD determina que o tratamento de dados pessoais observe os fundamentos e princípios estabelecidos pela legislação. Por isso, a proteção de dados deve ser integrada aos processos da organização e não tratada apenas como uma documentação isolada.
As relações de trabalho podem representar uma parcela relevante dos riscos jurídicos de uma empresa.
Problemas relacionados à contratação, jornada, remuneração, políticas internas, medidas disciplinares, segurança, benefícios e aplicação de normas coletivas podem gerar conflitos e passivos.
Uma estrutura de compliance trabalhista deve considerar as características da atividade e as normas aplicáveis à categoria profissional.
A prevenção trabalhista não significa criar regras excessivas. O objetivo é estabelecer procedimentos claros, aplicáveis e compatíveis com a legislação e com a realidade da empresa.
Conheça a atuação preventiva da Cezar & Cezar na gestão de riscos jurídicos empresariais.
Empresas que fornecem produtos ou serviços ao consumidor também precisam considerar os riscos relacionados às relações de consumo.
Informações publicitárias, ofertas, contratos, atendimento, cobrança, cancelamentos, trocas e tratamento de reclamações devem ser avaliados conforme a legislação aplicável.
O Código de Defesa do Consumidor está previsto na Lei nº 8.078 de 1990 e estabelece normas de proteção e defesa do consumidor. Consulte o Código de Defesa do Consumidor no Portal do Planalto.
Um erro de compliance consumerista pode começar com uma informação incorreta em uma publicidade e terminar em reclamações, autuações, ações judiciais ou necessidade de revisão de determinada prática comercial.
A criação de um programa de compliance deve começar pelo diagnóstico da realidade da empresa.
Não é recomendável simplesmente copiar o manual de outra organização. O programa precisa refletir os riscos, a estrutura e as atividades efetivamente realizadas.
Faça um levantamento das áreas em que a empresa pode sofrer problemas jurídicos, regulatórios, financeiros ou relacionados à integridade.
Nem todos os riscos possuem a mesma probabilidade ou impacto. É necessário definir quais situações exigem maior atenção.
As políticas devem ser claras, objetivas e aplicáveis. Documentos excessivamente complexos podem dificultar a compreensão e a aplicação das regras.
Cada controle precisa possuir responsáveis claramente definidos. Sem essa definição, a regra pode existir sem que ninguém saiba quem deve aplicá-la.
Os envolvidos precisam conhecer as regras relevantes para suas funções e saber como agir diante de situações de risco.
A empresa deve disponibilizar meios adequados para dúvidas, orientações e comunicação de possíveis irregularidades.
Depois da implementação, é necessário verificar se os controles estão funcionando e se as políticas estão sendo cumpridas.
Quando uma falha for identificada, a empresa deve avaliar a causa e verificar se algum procedimento precisa ser alterado.
Uma empresa não deve avaliar seu programa apenas pela quantidade de documentos que possui.
É necessário verificar se as regras são conhecidas, aplicadas e monitoradas.
Essas perguntas ajudam a identificar se o compliance está integrado à rotina ou se permanece apenas no nível documental.
Compliance não é exclusividade de grandes corporações.
A própria CGU mantém conteúdo específico para micro e pequenas empresas e destaca que a integridade não depende do tamanho ou do ramo de atuação da organização. A orientação também ressalta que medidas de integridade não precisam necessariamente representar grandes custos ou mudanças complexas na rotina. Confira as orientações da CGU para micro e pequenas empresas.
Para uma empresa menor, o programa pode começar com medidas básicas e evoluir conforme o negócio cresce.
O mais importante é evitar a criação de uma estrutura meramente formal e concentrar esforços nos riscos que realmente podem afetar a operação.
Não existe um valor único. O impacto de uma falha dependerá da natureza do problema, do porte da empresa, da atividade exercida, das relações envolvidas e das consequências produzidas.
O custo pode aparecer de diferentes formas.
Por isso, a análise deve considerar não apenas quanto custa implementar controles, mas também qual é a exposição da empresa caso determinado risco se concretize.
A assessoria jurídica pode auxiliar a empresa na identificação de riscos, revisão de documentos, elaboração de políticas, análise de contratos, orientação preventiva e acompanhamento de alterações legislativas relevantes.
Esse trabalho permite integrar o compliance à gestão jurídica empresarial, evitando que as duas áreas funcionem de maneira isolada.
A atuação preventiva também pode ajudar a empresa a avaliar suas decisões antes que determinados problemas se transformem em conflitos.
Use esta lista como uma primeira avaliação:
Quanto mais respostas positivas existirem, maior é a necessidade de avaliar a estrutura de compliance e os controles jurídicos da organização.
Identificar uma irregularidade não significa necessariamente que a empresa deve agir de forma improvisada.
O tratamento deve considerar a natureza do fato, as pessoas envolvidas, os documentos disponíveis, os riscos jurídicos e as medidas necessárias para interromper ou corrigir a situação.
Cada situação deve ser analisada individualmente. Em casos que envolvam possíveis ilícitos, conflitos de interesses ou consequências relevantes, a orientação jurídica adequada pode ser necessária antes da adoção de determinadas medidas.
Compliance empresarial é a estrutura formada por políticas, procedimentos, controles e mecanismos destinados a promover a conformidade da empresa com leis, regulamentos, contratos, normas internas e padrões éticos aplicáveis ao negócio.
Entre os principais estão criar políticas que existem apenas no papel, não realizar análise de riscos, não treinar empregados e gestores, ignorar terceiros e não estabelecer mecanismos adequados para comunicação e apuração de irregularidades.
Sim. A estrutura deve ser proporcional ao tamanho e aos riscos da organização. A CGU reconhece que medidas de integridade também podem ser adotadas por micro e pequenas empresas e não precisam necessariamente envolver estruturas complexas.
Não necessariamente. O código de ética é apenas um dos possíveis elementos de um programa de integridade. Para que exista uma estrutura efetiva, é necessário considerar também riscos, políticas, treinamento, comunicação, monitoramento, procedimentos e medidas corretivas.
A ausência de mecanismos de prevenção pode aumentar a exposição da empresa a diferentes riscos. Dependendo do caso, podem existir consequências administrativas, civis, contratuais, trabalhistas, consumeristas ou relacionadas à proteção de dados.
A Lei nº 12.846 de 2013 estabelece a responsabilização de pessoas jurídicas por determinados atos contra a administração pública e considera a existência de mecanismos internos de integridade, entre outros fatores, na aplicação das sanções. A necessidade e a estrutura de um programa devem ser avaliadas conforme a atividade, os riscos e as relações da empresa.
Não. Embora a prevenção à corrupção seja uma parte importante da integridade empresarial, compliance pode envolver diversos riscos relacionados à atividade da empresa, incluindo contratos, proteção de dados, relações trabalhistas, consumidores, terceiros, conflitos de interesses e governança.
Uma estrutura preventiva pode ajudar a empresa a organizar procedimentos, orientar gestores e empregados e identificar situações de risco. Entretanto, não existe garantia de eliminação de processos ou passivos trabalhistas.
O ideal é começar pelo diagnóstico dos principais riscos. Em seguida, a empresa pode estabelecer políticas essenciais, organizar contratos, definir responsabilidades, orientar empregados, criar mecanismos de comunicação e estabelecer uma rotina de monitoramento.
A responsabilidade depende da estrutura da organização. Administradores, gestores, áreas internas e profissionais especializados podem participar da implementação e do monitoramento. O importante é definir responsabilidades claras e garantir que os controles sejam efetivamente aplicados.
Sim. A estrutura deve ser revisada periodicamente para acompanhar mudanças na legislação, nos riscos, na atividade empresarial, nos contratos, na tecnologia e na própria organização.
Compliance é uma parte possível da estrutura de conformidade e integridade da organização. A gestão jurídica empresarial possui escopo mais amplo e pode abranger contratos, relações trabalhistas, consumidores, sociedades, proteção de dados, processos, cobrança e outras questões jurídicas relacionadas à empresa.
Os maiores problemas de compliance não estão necessariamente na ausência de documentos. Muitas vezes, eles surgem quando a empresa possui regras formais, mas não possui uma estrutura capaz de fazer essas regras funcionarem.
Políticas sem aplicação, ausência de análise de riscos, falta de treinamento, negligência na avaliação de terceiros e inexistência de mecanismos adequados de comunicação e apuração podem aumentar a exposição jurídica e financeira da organização.
Por isso, compliance deve ser entendido como um processo contínuo. A empresa precisa conhecer seus riscos, criar controles proporcionais, orientar as pessoas, acompanhar os resultados e atualizar sua estrutura sempre que necessário.
Uma atuação jurídica preventiva permite integrar essas medidas à realidade empresarial, considerando contratos, trabalhadores, consumidores, sócios, fornecedores, proteção de dados e demais relações relevantes para o negócio.
A Cezar & Cezar Advocacia Empresarial Preventiva atua com foco em prevenção, estratégia e acompanhamento jurídico contínuo, auxiliando empresas na identificação e no gerenciamento de riscos jurídicos relacionados à sua operação.
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